多くの人がビジネスを始めるとき、目の前のタスクに追われるあまり、ビジネスの真の目的や方向性を見失いがちです。
今日は、そのような状況を突破するためのワークプロセスデザインの重要性について考察します。
ビジネスの真の目的
ビジネスの目的は、単に収益を上げることだけではありません。本来は、私たちの人生や価値観を豊かにする手段として存在しています。しかし、多くの人がこの真実を見失って、日々の業務の中で迷走してしまうことが多いのです。
「ビジネスを所有する」とは
「ビジネスを所有する」という言葉の中には、単に事業を経営する以上の深い意味があります。それは、ビジネスがもたらすリソースや価値を最大限に活用し、自分の人生やコミュニティの向上に役立てることを意味しています。
ワークプロセスデザインの重要性
ここで最も重要なのは、適切なワークプロセスデザインを持つこと。デザインとは、目的に応じた計画や構造を意味します。ビジネスにおけるワークプロセスのデザインは、効率的で目的達成のためのステップを明確にします。適切なプロセスデザインを持つことで、ビジネスの成功確率は大幅に上昇します。
ビジネスを成功させるためには、ただ作業をこなすだけでなく、その背後にある目的や理念を常に意識する必要があります。そして、その目的に合わせたワークプロセスをデザインすることで、ビジネスの本質的な価値を最大限に引き出すことができるのです。
「ワークプロセス・シート」と「ワークフローダイアグラム」統合ガイド
- 自己理解の深化
- ダイアグラムで自分の価値観や目的を中心として配置。
- 自分の強みや弱み、好みや嫌いなことをサブノードとして連結。
- 他者理解の深化
- 相手の価値観やニーズを新しいノードとしてダイアグラムに追加。
- それぞれの関係性や相互作用を線やアローで示す。
- ビジネスの目的の明確化
- ビジネスの目的や成果をダイアグラム上の主要なノードとして配置。
- それに関連するサブタスクやアクションアイテムをサブノードとして連結。
- ワークプロセスの概要を作成
- 作業の流れやステップをダイアグラム上に直線的に配置。
- 各ステップ間の移動や流れをアローで示す。
- ワークプロセスの詳細化
- 各ステップの中の詳細タスクやアクションをさらにサブノードとして追加。
- 必要なリソースや工数、期限を注釈やカラーコードで示す。
- 定義、機能、責任の明確化
- タスクやアクションアイテムの責任者や期待される結果をダイアグラム上にラベルとして追加。
- モニタリングとフィードバックの組み込み
- 定期的なチェックポイントやフィードバックを受け取るためのノードを追加。
- 改善や修正が必要なポイントをハイライトやカラーコードで示す。
- 実践と反省
- ダイアグラムを参考にして実際の作業を行い、その結果やフィードバックをダイアグラムに反映。
- 繰り返しプロセスの中でダイアグラムを更新し、最適化を図る。
この統合ツールを使用することで、ワークプロセスを効果的に設計しつつ、それを視覚的に理解しやすくすることができます。
ワークフローダイアグラムを更新する際は、適切なソフトウェアやツール（例：Visio、Lucidchart、draw.ioなど）を活用するとより効果的です。
注意点や潜在的な欠点：
- 一般性：このガイドは汎用的なものとして提示されており、特定の業界や状況に特化していません。具体的な状況に合わせてカスタマイズする必要がある。
- 過度な詳細化：あまりにも細かくプロセスを詳細化すると、柔軟性が失われ、変更が難しくなる可能性がある。
- 実際の実装：ガイドを読むだけでは実際の効果は測定できません。実際にワークプロセスを構築してみることで、その効果や問題点が明確になる。
総じて、ガイドはワークプロセス構築の入門として十分な内容を含んでいますが、具体的な業務や状況に合わせて適切にアダプトし、継続的に見直していくことが重要です。
たとえば、汗ばみながらも一心不乱に頂上を目指す姿は、時に美しい景色を享受する余裕を見失うこともある。
旅行や日常の仕事も同じ。我々は時として、焦点を絞り過ぎて大切なことを見過ごしてしまう。
例えば、仕事で売上の追求だけに固執することは、本来の仕事の意義や価値を疎かにすることになりかねない。
このような短絡的な行動や考え方は、我々の生活の中で繰り返し見られる。
心の余裕を持つことの大切さを忘れ、合理性だけを追い求める行動は、時には人生の本質を見失わせる恐れがあるのだ。
